EVENTOS EMPRESARIALES: LA IMPORTANCIA DE CADA DETALLE

Por Analía Biagini
Conference Manager

¿Se acerca su evento y lo invaden los nervios y la ansiedad? ¿Está desconcertado acerca de cómo lograra coordinar los miles de detalles involucrados en la preparación y coordinación de un evento? ¿Siente que no podrá con todo, que olvidará algo y esto se notará? ¿Teme no poder completar a tiempo el rompecabezas o equivocarse con alguna pieza? Es normal, son tantos los elementos a tener en cuenta que seguramente la preparación de su evento lo sobrepasa. Especialmente porque usted sabe que los asistentes a su evento se irán del mismo llevándose una clara imagen de su empresa, la cual será difícil de revertir, y por lo tanto desea que ésta sea exactamente la que usted quiso transmitir.

De aquí se deduce la importancia de poner a cargo del evento a un equipo responsable que logre armar todas las piezas del rompecabezas, colocándolas en la posición justa, sin olvidar ninguna y sin agregar piezas que no encajan con su dibujo original. Un pequeño error o descuido podría provocar el descontento de un cliente actual o potencial, poniendo en peligro la continuidad de su negocio al tener pagar el alto precio de la no calidad.

Los eventos que realiza su empresa, ya sean dirigidos a clientes externos o internos, deben mimar al cliente, agasajándolo, creando una atmósfera donde se sienta cómodo, dándole exactamente lo que vino a buscar y más, escuchándolo y brindándole atención permanente sin invadir sus espacios. En pocas palabras, hay que ponerse en el lugar del asistente al evento, ya sea invitado o pago, para saber lo que espera y ofrecérselo.

Se trate tanto de una reunión de negocios como de un lanzamiento de producto o una noche de gala, la correcta coordinación logística (sumada a las buenas ideas) es la clave del éxito para que todo ocurra de acuerdo con lo planeado, sin mayores inconvenientes ni sobresaltos de último momento. El evento debe tener detrás una coordinación cuidadosa de cada detalle, para que se desarrolle sin errores y los asistentes puedan valorarlo y recordarlo durante mucho tiempo. Su evento debe quedar grabado en la memoria de los asistentes como una marca característica de su empresa, para que identifiquen la atención y el servicio recibidos ese día con el entusiasmo y calidad que brinda su empresa todos los días. Su evento debe vender y mejorar su imagen.

Claro que no es fácil encontrar al equipo adecuado que le brinde la confianza necesaria como para poner en sus manos algo tan estrechamente ligado a la imagen de su empresa. Básicamente, ya sea que tercerice el servicio o se lo asigne a alguien dentro de su empresa, debe asegurarse de poner a cargo a un experto en planeamiento, preparación y ejecución de todo tipo de reuniones. Lo primero es definir objetivos claros y necesidades a cubrir. El responsable del evento debe interpretar con exactitud los objetivos de la empresa y preparar el evento “a medida” con creatividad pero respetando dichos lineamientos. Debe adaptarse a lo que el cliente quiere, interpretando necesidades y deseos, y manejar hábilmente la coordinación integral cuidando celosamente los tiempos y las contrataciones, comprobando su calidad y cumplimiento.

Son demasiadas las cosas a tener en cuenta y por lo tanto la clave es contar con la logística adecuada, sea poca o mucha, para coordinar y manejar correctamente hasta el detalle más pequeño para que el evento fluya sin sorpresas, para que absolutamente todo esté previsto de antemano. Y en el supuesto caso de eventualidades imprevistas, contar con idoneidad y rapidez de respuesta para salir de apuros sin que se note. El tiempo invertido en la búsqueda del responsable adecuado, se justificará más tarde con su tranquilidad y una reducción considerable en costos para la empresa y tiempos de su propio trabajo.

En una palabra, el coordinador del evento debe inspirarle total CONFIANZA para que usted pueda establecer los lineamientos básicos y luego desentenderse del asunto hasta el día del evento, donde finalmente encontrará la comunicación efectiva de sus valores y objetivos plasmada en cada detalle del encuentro. Esto agrega valor a su empresa e imagen. Por el contrario, un evento improvisado le quita el valor que le costó tanto tiempo construir.